Social Icons

Pages

Jumat, 07 Juni 2013

PROSEDUR AUDIT INTERNAL


1      TUJUAN

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.

2      LINGKUP

Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.

 

3      ACUAN

Pedoman Mutu xxxxx

4      DEFINISI

4.1    Audit

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

4.2    Audit internal

Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

4.3    Tindak lanjut

Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

5      TANGGUNG JAWAB

5.1    Kepala XXXXX

a.      Pengesahan program audit internal
b.     Penerbitan Surat Perintah Kerja

5.2    Kepala Bidang Xxxxxx

a.      Koordinasi kegiatan audit internal
b.     Pendistribusian audit status log

5.3    Kepala Sub Bidang Audit

a.      Penyusunan draft program audit internal
b.     Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal
c.      Pembuatan “audit status log”

5.4    Auditor Kepala

a.      Penyusun jadwal audit
b.     Memimpin pelaksanaan audit
c.      Menandatangani laporan audit

5.5    Tim Auditor

a.      Membuat Daftar periksa audit (Check list)
b.     Melaksanakan audit internal
c.      Membuat laporan audit internal

6      URAIAN

6.1    PERSIAPAN

6.1.1.    Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.
6.1.2.    Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.
6.1.3.    Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx.
6.1.4.    Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

6.2    PELAKSANAAN

6.2.1     Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu  ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.
6.2.2     Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka  Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani.
6.2.3     Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.
6.2.4     Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit.
6.2.5     Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.
6.2.6     Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan.
6.2.7     Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.
6.2.8     Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.
6.2.9     Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.10   Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati.
6.2.11   Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.12   Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk  “audit status log ”.
6.2.13   Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

7      LAMPIRAN

Lampiran 1      : Program Audit Internal  XXXXX
Lampiran 2      : Daftar Pertanyaan Audit Internal
Lampiran 3      : Laporan Temuan Audit Internal
Lampiran 4      : Program Tindak Lanjut Audit Intenal
Lampiran 5      : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal
Lampiran 6      : Surat Perintah Kerja

8      REKAMAN


No.
Nama rekaman
Uraian
Lokasi penyimpanan
Masa penyimpanan
1.
Program audit internal
Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor
Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan
5 tahun
2.
Daftar periksa (Check List Audit)
Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee
Sub bidang Audit dan para Auditor
5 tahun
3.
Laporan Temuan Audit internal
Laporan hasil temuan Tim Auditor
Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor
5 tahun
4.
Laporan program tindak lanjut Audit Internal
Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor
5 tahun
5.
Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal
Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor
5 tahun
6.
Audit status log.
Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX
Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU
5 tahun
7.
Surat Perintah Kerja
Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit
Sub bidang Audit dan Tim auditor
5 tahun








PROGRAM  AUDIT   INTERNAL   XXXXX
TAHUN ….

No.
BAGIAN/KEGIATAN
JADWAL
    AUDITOR
KETERANGAN



























                                                                                                       Serpong,   
                                                                                                    Kepala XXXXX



                                                                                           ( …………………………)









DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL


BAGIAN/KEGIATAN          :
TGL. PELAKSANAAN        :
AUDITOR                              :

No.
PERTANYAAN
ADA/TIDAK
KETERANGAN





























                                                                                                        Serpong,
                                                                                                   A U D I T O R



                                                                                            ( ………………………)







LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL
NO. :

TANGGAL :
AUDITOR  :


BAGIAN/ KEGIATAN  YANG DIAUDIT
TEMUAN :
KLASIFIKASI
MINOR     :         %
MAYOR    :        %









USULAN TINDAK LANJUT  :








PENGESAHAN  : 

AUDITEE              AUDITOR KEPALA              KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.                   



( …………)            ( ………………….. )                          ( ………………….)









PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL     :
AUDITOR      :
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
TINDAK LANJUT :





















SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL  :              

        AUDITEE                                                               AUDITOR KEPALA     



( …………………………)                                            ( ……………………… )








LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL


PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL


TANGGAL     :
AUDITOR      :


BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :



















SELESAI TANGGAL  :              

                AUDITEE                                                          Kepala Bidang Xxxxxx



     ( …………………………)                                            ( ……………………… )







LAMPIRAN 6 :  SURAT PERINTAH KERJA



SURAT PERINTAH KERJA
No. : ……….



Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada :
1.       ………………..           Sebagai Auditor Kepala
2.       ………………..           Sebagai Auditor
3.       ………………..           Sebagai Auditor

untuk melakukan audit mutu internal
Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.



Serpong, ……………………

   Kepala XXXXX,



( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )




BUKTI PENGESAHAN

Status : Revisi 0
Tanda Tangan :











Tanggal :






Nama :






URAIAN
DISIAPKAN
DIPERIKSA
DISAHKAN



DAFTAR  KONTRIBUSI

Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01.


13.


02.


14.


03.


15.


04.


16.


05.


17.


06.


18.


07.


19.


08.


20.


09.


21.


10.


22.


11.


23.


12.


24.



 







DAFTAR DISTRIBUSI


No. Salinan Dokumen
Distribusi
Nama
Jabatan
01

Kepala XXXXX
02

Wakil Manajemen
03

Kepala Sub Bagian Tata Usaha
04

Kepala Bidang xxxxxxxxxx
05

Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
06

Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx
07

Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
08

Kepala Bidang xxxxxx
09

Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
10

Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
11

Ka. Sub Bid. xxxxxxxx