1 TUJUAN
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur
pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam
pedoman mutu.
2 LINGKUP
3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxx
4 DEFINISI
4.1 Audit
Suatu
pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang
dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah
diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara
efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.
4.2 Audit internal
Audit yang
dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan
sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
4.3 Tindak lanjut
Tindakan-tindakan
yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.
5 TANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala XXXXX
a.
Pengesahan program audit internal
b.
Penerbitan Surat
Perintah Kerja
5.2 Kepala Bidang Xxxxxx
a.
Koordinasi kegiatan audit internal
b.
Pendistribusian audit status log
5.3 Kepala Sub Bidang Audit
a.
Penyusunan draft program audit internal
b.
Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal
c.
Pembuatan “audit status log”
5.4 Auditor Kepala
a.
Penyusun jadwal audit
b.
Memimpin pelaksanaan audit
c.
Menandatangani laporan audit
5.5 Tim Auditor
a.
Membuat Daftar periksa audit (Check list)
b.
Melaksanakan audit internal
c.
Membuat laporan audit internal
6 URAIAN
6.1 PERSIAPAN
6.1.1. Kepala
Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali
untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk
dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada
bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.
6.1.2. Penetapan
Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.
6.1.3. Kepala
bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx.
6.1.4. Setelah
program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx
harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
6.2 PELAKSANAAN
6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx
memberitahu ke bagian yang akan diaudit
paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.
6.2.2 Setelah pihak auditee
menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka
Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala
XXXXX untuk ditandatangani.
6.2.3 Kepala
XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7
(tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.
6.2.4 Tim
Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check
list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum
pelaksanaan audit.
6.2.5 Tim
auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah
ditetapkan.
6.2.6 Setelah
pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas
hasil temuan.
6.2.7 Tim
Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang
diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai
tindak lanjut dari temuan audit.
6.2.8 Tim
auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal
untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.
6.2.9 Tim
auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX
dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.10 Tim
auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang
disepakati.
6.2.11 Tim
auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit
internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.12 Kepala
Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu
internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.
6.2.13 Kepala
Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para
Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.
7 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Program Audit Internal
XXXXX
Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal
Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal
Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal
Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal
Lampiran 6 : Surat
Perintah Kerja
8 REKAMAN
No.
|
Nama rekaman
|
Uraian
|
Lokasi
penyimpanan
|
Masa penyimpanan
|
1.
|
Program audit internal
|
Jadwal, ruang lingkup
Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor
|
Sub bidang Audit &
pihak-pihak yang berkepentingan
|
5 tahun
|
2.
|
Daftar periksa (Check List
Audit)
|
Rencana daftar pertanyaan
Auditor kepada Auditee
|
Sub bidang Audit dan para
Auditor
|
5 tahun
|
3.
|
Laporan Temuan Audit internal
|
Laporan hasil temuan Tim
Auditor
|
Sub bidang Audit, Auditee &
Tim Auditor
|
5 tahun
|
4.
|
Laporan program tindak lanjut
Audit Internal
|
Rencana tindakan/kegiatan dalam
rangka tindakan perbaikan
|
Sub bidang Audit, Auditee dan
Tim Auditor
|
5 tahun
|
5.
|
Laporan pelaksanaan tindak
lanjut audit internal
|
Pelaksanaan dan hasil tindakan
perbaikan
|
Sub bidang Audit, Auditee
&Tim Auditor
|
5 tahun
|
6.
|
Audit status log.
|
Rekaman menyeluruh kegiatan
audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX
|
Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU
|
5 tahun
|
7.
|
Surat Perintah Kerja
|
Rekaman penunjukan Tim auditor
dan lingkup audit
|
Sub bidang Audit dan Tim
auditor
|
5 tahun
|
PROGRAM AUDIT
INTERNAL XXXXX
TAHUN ….
No.
|
BAGIAN/KEGIATAN
|
JADWAL
|
AUDITOR
|
KETERANGAN
|
Serpong,
Kepala XXXXX
( …………………………)
DAFTAR PERTANYAAN
AUDIT INTERNAL
BAGIAN/KEGIATAN :
TGL. PELAKSANAAN :
AUDITOR :
No.
|
PERTANYAAN
|
ADA/TIDAK
|
KETERANGAN
|
Serpong,
A U D I T O R
( ………………………)
LAPORAN TEMUAN
AUDIT INTERNAL
NO. :
TANGGAL :
AUDITOR :
|
BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT
|
|
TEMUAN :
|
KLASIFIKASI
MINOR :
%
MAYOR :
%
|
|
USULAN TINDAK LANJUT :
|
||
PENGESAHAN :
AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.
( …………) ( ………………….. ) ( ………………….)
|
||
PROGRAM TINDAK
LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL :
AUDITOR :
|
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
|
TINDAK LANJUT :
|
|
SELESAI DILAKSANAKAN
TANGGAL :
AUDITEE
AUDITOR KEPALA
( …………………………) (
……………………… )
|
|
LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN
TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
PELAKSANAAN TINDAK
LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL :
AUDITOR :
|
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
|
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :
|
|
SELESAI TANGGAL :
AUDITEE
Kepala Bidang Xxxxxx
( …………………………) (
……………………… )
|
|
SURAT PERINTAH KERJA
No. : ……….
Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor
Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada :
1. ……………….. Sebagai Auditor Kepala
2. ……………….. Sebagai Auditor
3. ……………….. Sebagai Auditor
untuk melakukan
audit mutu internal
Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu
Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit
kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini
dengan sebaik-baiknya.
Serpong,
……………………
Kepala XXXXX,
( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
)
BUKTI PENGESAHAN
Status :
Revisi 0
Tanda Tangan :
|
|
|
|
Tanggal :
|
|
|
|
Nama :
|
|
|
|
URAIAN
|
DISIAPKAN
|
DIPERIKSA
|
DISAHKAN
|
DAFTAR
KONTRIBUSI
Dokumen
mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :
01.
|
|
13.
|
|
02.
|
|
14.
|
|
03.
|
|
15.
|
|
04.
|
|
16.
|
|
05.
|
|
17.
|
|
06.
|
|
18.
|
|
07.
|
|
19.
|
|
08.
|
|
20.
|
|
09.
|
|
21.
|
|
10.
|
|
22.
|
|
11.
|
|
23.
|
|
12.
|
|
24.
|
|
DAFTAR
DISTRIBUSI
No. Salinan
Dokumen
|
Distribusi
|
|
Nama
|
Jabatan
|
|
01
|
Kepala XXXXX
|
|
02
|
Wakil Manajemen
|
|
03
|
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
|
|
04
|
Kepala Bidang xxxxxxxxxx
|
|
05
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
|
|
06
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx
|
|
07
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
|
|
08
|
Kepala Bidang xxxxxx
|
|
09
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
|
|
10
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
|
|
11
|
Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
|
|
