Sebelum dapat mencegah dan mengawasi potensi penggelapan dan pencurian di dalam perusahaan, anda perlu mengenali wilayah-wilayah yang paling rawan terhadap dua tindakan curang ini. Dengan demikian anda bisa melakukan skala prioritas dengan lebih tepat, dan potensi itu semakin bisa diminimalisir. Bagian (operasional) perusahaan mana saja yang tergolong paling rawan? Silahkan diikuti.
Di “Pengendalian Intern Bag. 1 (Cegah Penggelapan dan Pencurian Dalam Perusahaan)”, anda sudah memperoleh gambaran psikologis para pelaku penggelapan dan pencurian dalam perusaahaan. Para pelaku tidak merasa bersalah dengan melakukan itu karena mereka beranggapan selama ini perusahaan telah banyak memanfaatkan tenaga dan pikiran mereka. Gaji yang diterima dianggap belum setimpal, sehingga tindakan penggelapan atau pencurian yang mereka lakukan dianggap sesuatu yang adil. Ada juga yang melakukan itu karena terdesak oleh kebutuhan ekonomi.
Hal itu menunjukan, betapa tindakan penggelapan atau pencurian sungguh sulit untuk dihindari. Maksimal yang bisa dilakukan adalah meminimalisir, sehingga tidak sampai membebani opersional perusahaan. Langkah-langkah untuk meminimalkan potensi risiko ini dilakukan terutama dengan cara meminimalisir (jika tidak bisa menghilangkan) situasi dan keadaan yang membuat peluang untuk melakukan tindakan itu menjadi terbuka, kemudian diawasi.
Bagaimanapun juga, menghabiskan energi dan waktu hanya untuk mengawasi dan mencegah tindakan penggelapan/pencurian saja, bukanlah langkah yang pintar dalam mengelola usaha. Masih ada banyak hal yang tak kalah pentingnya untuk dilakukan. Misalnya: meingkatkan volume dan nilai penjualan, menekan biaya, meningkatkan kwalitas produk/jasa yang dihasilkan, dan lain sebagainya.
Terbaik yang bisa dilakukan adalah melakukan pencegahan dan pengawasan yang terkustomisasi—sesuai dengan tingkat kerawanannya. Daerah-daerah rawan mesti diperioritaskan—mungkin perlu piranti pengamanan yang berlapis-lapis sehingga bisa menutup kemungkinan terjadinya penggelapan dan pencurian hingga ke titik nol. Sedangkan wilayah lainnya yang tidak tergolong rawan, mungkin cukup menggunakan satu lapis pengaman saja ditambah dengan pengawasan dan evaluasi secara berkala.
Setiap bidang usaha memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Bukan hanya bagian dan ruang fisiknya berbeda-beda, tetapi juga alur kerja, barang dan kas perusahaanya. Untuk itu pengelola usaha (pemilik/manajer) perlu melakukan identifikasi sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada di dalam perusahaanya masing-masing.
Secara umum, dari pengalaman saya selama ini, ada 5 wilayah yang khas karena beberapa faktor menjadi selalu rawan terhadap tindak penggelapan dan pencurian di perusahaan manapun:
Wilayah Rawan-1. Jam Kerja
Di perusahaan manapun (apapun bidang usahanya, berapapun jumlah pegawainya), yang namanya pegawai menyelewengkan jam kerja selalu terjadi. Saya tidak tahu persis aspek hukumnya, tetapi dari sudut pandang bisnis mempergunakan jam kerja untuk melakukan aktifitas pribadi sangat merugikan perusahaan sehingga saya anggap sebagai tindakan penggelapan. Yang jelas, kebanyakan pelaku menganggap ini sebagai sesuatu yang biasa dan wajar. Bukan bentuk kejahatan. Mereka lupa kalau mereka digaji karena perusahaan membutuhkan waktu mereka.Ada beberapa variasi penggelapan waktu yang mungkin terjadi. Yang paling kentara sekaligus paling sering terjadi adalah memanipulasi absensi. Menggunakan mesin absen digital yang ber-finger-print memang cukup ampuh, setidanya pegawai tidak bisa mewakilkan untuk melakukan absensi. Akan tetapi bekerjasama dengan petugas security, mereka bisa mengakali mesin dengan mudah, yang paling sulit dicegah tentunya jika tindakan pegawai tertentu dilindungi atau ditutupi oleh pegawai lain di bagian personalia.
Sehingga diperlukan sistim pengendalian yang betul-betul terintegrasi, untuk dapat mencegah, mendeteksi sekaligus mengawasi agar tindakan penyelewengan jam kerja ini bisa dicegah. Bagaimana sistemnya? Saya akan bahas nanti secara terpisah.
Diantara banyaknya variasi penyelewengan jam kerja yang paling berbahaya sekaligus merugikan perusahaan dalam waktu yang relatif singkat adalah yang 2 jenis berikut ini:
(a). Yang dilakukan di luar perusahaan – Modusnya adalah pegawai yang bertugas keluar kantor (biasanya: para marketer, petugas ekspedisi, petugas belanja, pegawai akunting yang setiap hari harus pergi ke bank, kolektor/tukang tagih, insinyur/pengawas proyek, dan manajer). Mengapa saya katakan ini paling berbahaya? Karena bukan saja mereka berpotensi melakukan penyelewengan waktu, mereka juga berpeluang melakukan aktifitas-aktifitas binis di luar kendali manajemen perusahaan—terutama sekali bisnis pribadinya, yang 70% kemungkinannya berjenis-usaha yang sama dengan perusahaan.
(b). Yang dilakukan di dalam perusahaan – Ini disebut dengan inside-trader (perusahaan di dalam perusahaan). Sederhananya, pegawai yang tidak bertanggungjawab melakukan aktifitas bisnisnya sendiri di dalam perusahaan. Itu artinya, bukan saja menyelewengkan waktu, tetapi juga menggunakan fasilitas/aset perusahaan untuk aktivitas bisnisnya sendiri.
Bagaimana mencegah 2 model penyelewengan waktu paling berbahaya ini? Saya akan bahas secara terpisah di tulisan lain.
Wilayah Rawan-2. Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Wilayah ini adalah super rawan. Saya katakan super-rawan, karena penggelapan di wilayah ini adalah yang paling menarik buat pelaku. Pertama, menyelipkan uang/kas sangat ringkas—tidak mudah terlihat. Kedua, meskipun frekwensi dan potensi kejadiannya tidak setinggi penyelewengan jam kerja, sekali terjadi dampaknya akan langsung berpengaruh terhadap keuangan perusahaan.Variasi modul penggelapan di wilayah ini tidak selalu dengan mengambil fisik uang dari brankas perusahaan, melainkan banyak cara:
- Cara yang paling kasar dan cepat tertangkap adalah dengan mencuri uang tunai dari box atau brankas, tetapi modus ini termasuk paling jarang terjadi. Demikian juga dengan cara mencairkan cek yang seharusnya dibayarkan untuk pelanggan, tetapi juga mudah tertangkap biasanya.
- Yang paling halus dan paling banyak terjadi justru cara-cara di berikut ini: Pembayaran (tunai/cek) dari pelanggan tidak langsung disetorkan ke rekening perusahaan, melainkan di setorkan ke rekening pribadi untuk beberapa bulan (sehingga bunganya dinikmati sendiri), baru disetorkan dan dicatat sebagai pembayaran beberapa bulan kemudian. Hal yang sama bisa dilakukan untuk kas keluar—menunda pembayaran kepada vendor.
- Cara berikutnya adalah dengan mencatat diskon, tetapi diskon tidak diberikan kepada pelanggan, melainkan dinikmati sendiri (diskon bisa dari potongan atas pembelian tunai maupun atas pembayaran kredit yang lebih awal dari seharusnya).
Yang paling moderen dan canggih adalah, memanfaatkan cek batal (cancelled check). Penandatangan cek pikir hanya dengan memberi tanda silang pada cek sudah aman. Sekarang ada alat tertentu (+bahan kimia) yang bisa dipergunakan untuk menghapus coretan tinta biasa dengan sangat mudah, tanpa bekas. Setelah coretan dihapus, cek dicairkan, uangnya diambil. Sangat mudah, bukan?
Dan masih banyak variasi modus lainnya. Bagaimana mencegah dan mengawasi daerah super rawan ini? Juga akan saya bahas di tulisan saya yang lain.
Wilayah Rawan-3. Gaji (termasuk segala bentuk tunjangan yang menyertainya)
Banyak perusahaan yang berpikir bahwa penggelapan di wilayah ini potensi penggelapan dan pencurian sangat rendah. Memang tidak setinggi di 2 wilayah sebelumnya. Tetapi bukan berarti juga rendah. Tetapi dengan kerjasama beberapa orang di bebebrapa bagian tertentu, penggelapan dan kecurangan bisa menjadi sangat besar.Misalnya: petugas input data di produksi, pegawai personalia dan pegawai itu sendiri. Bahkan pada perusahaan tertentu pegawai personalia bisa melakukan kecurangan tanpa perlu bekerjasama dengan pegawai dari bagian lain.
Potensi risiko menjadi lebih tinggi lagi jika perusahaan banyak menggunakan pegawai lepas. Potensi risiko menjadi berlipat-lipat ganda jika paea pegawai lepas ini bekerja di luar lokasi perusahaan—jauh dari pengamatan manajemen perusahaan.
Saya ilustrasikan satu contoh saja: Misalnya pegawai personalia memberhentikan satu pegawai harian lepas tadi siang tetapi dia mencatat seolah-olah bari diberhentikan seminggu kemudian, sehingga perusahaan tetap membayar untuk satu minggu penuh, padahal pegawai yang diberhentikan hanya akan menerima upah untuk setengah hari saja. Modus ini menjadi sangat mudah dilakukan apabila pegawai yang bersangkutan bekerja di luar lokasi perusahaan, terlebih-lebih jika jumlah pegawai lepas cukup banyak.
Saya akan bahas bagaimana cara mencegahnya, apa yang harus dilakukan perusahaan untuk mencegah dan mengawasi wilayah ini.
Wilayah Rawan-4. Penagihan (Collection) dan Penghapusan Piutang Tak Tertagih
Tindakan penggelapan di wilayah ini paling banyak terjadi di persahaan-perusahaan yang memang bergerak dibidang perkreditan. Artinya, setiap transaksi adalah penjualan kredit. Modus penggelapannya tidak jauh berbeda dengan wilayah penerimaan dan pengeluaran kas (No. 2).Akan menjadi lebih kompleks, ketika perusahaan menggunakan sistim tarik-barang-kembali, untk pelanggan yang lalai melakukan pembayaran cicilan. Perusahaan type ini biasanya persahaan-perusahaan pembiayaan (finance). Para kolektor akan memiliki ruang ‘bermain’ yang semakin luas (dan sulit diawasi). Bukan hanya uang yang berhasil ditagih yang bisa diakali, barang yang dicicilkanpun bisa digelapkan, termasuk penggantian sparepart. Bahkan, barang sitaan dan sistim insentif penyitaanpun bisa dimanipulasi sedemikian rupa.
Penghapusan piutang tak tertagih juga bisa dimanipulasi. Tentu saja petugas nakal akan mengusahakan agar kriteria penghapusan seolah-olah sudah terpenuhi. Sehingga manajemen menyetujui penghapusan. Akan tetapi, pada kenyataannya piutang sesungguhnya masih ditagih secara pribadi atas nama perusahaan. Jika berhasil ditagih tentunya akan dinikmati sendiri. Bagaimana kalau uang hasil penagihan ditahan dalam waktu lama, kemudian piutang dihapuskan? Hmmm… potensinya cukup tinggi.
Bagaimana mencegah dan mengawasi wilayah ini? Saya juga akan bahas nanti secara terpisah khusus di wilayah ini.
Wilayah Rawan-5. Pembelian dan Gudang Penyimpan Barang Persediaan
Di wilayah inipun tidak kalah rawan dibandingkan empat wilayah sebelumnya. Penggelapan tidak hanya berupa uang, tetapi juga barang. Menjadi sangat massif dan sulit dideteksi apabila pegawai bagian pembelian bekerjasama dengan pegawai gudang. Atau pegawai pembelian bekerjasama dengan pemasok. Mungkin pemilik perusahaan pemasok tidak, bagaimana jika pegawai pembelian bekerjasama dengan pegawai perusahaan pemasok?Singkatnya, tingkat kerawanan wilayah ini hampir sama dengan wilayah nomor 2 di atas.
Itu baru 5 wilayah paling rawan. Masih banyak wilayah perusahaan yang memungkinkan menjadi sasaran penggelapan, pencurian dan penyelewengan. Menurut saya pribadi, nyaris semua wilayah berpotensi menjadi sasaran—mulai dari pintu gerbang depan hingga bakar belakang perusahaan.
Kecurangan bisa terjadi setiap saat selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dan 30-31 hari sebulan, sepanjang tahun. Tidak ada cara lain, selain menerapkan sistim pengendalian intern yang komprehensif dan terintegrasi di suluruh bagian dan wilayah. Saya akan bahas tehnik-tehnik pencegahan termasuk penggunaan alat dan software tertentu untuk meminimalisir potensi kecurangan ini. Tentunya akan saya tuliskan secara bertahap. Jika anda concern akan potensi penggelapan/pencurian dalam perusahaan ini dan tertarik untuk mengikuti, silahkan subscribe dengan email (melalui sidebar di sebelah kanan tulisan ini), sehingga anda dapat mengikuti update topik ini.
